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Em meio a todas as obrigações de quem é dono ou gestor de hotéis, uma das mais importantes funções é a gestão financeira. Além de ser crucial para o futuro do seu negócio, essa atribuição ainda pode ser bem complexa quando não são adotadas as ferramentas mais eficientes.
Nesse contexto, entre os principais aliados de gestores do setor de hotelaria, podemos destacar os relatórios gerenciais.
Ao longo deste texto, explicaremos melhor o que são, como funcionam e como tornam mais fácil a vida de quem cuida das finanças e das operações de hotéis, pousadas e estabelecimentos similares.
Quer aprender mais sobre os relatórios gerenciais hoteleiros e como eles facilitam a tomada de decisões importantes para o futuro do seu negócio? Então venha com a gente até o fim deste artigo e entenda os benefícios dessa prática de gestão.
Esperamos que você aprecie a leitura e leve os aprendizados para o seu empreendimento!
Gestão financeira para hotéis: o que é e como fazer
A gestão financeira é um dos processos mais importantes a ser implementado na administração de qualquer negócio e este fato não poderia ser diferente para o setor hoteleiro.
Fazer corretamente o controle financeiro de hotéis e pousadas é de extrema importância e a fim de assegurar o sucesso e eficiência de um empreendimento.
Confira os passos fundamentais a serem executados na gestão financeira para hotéis:
- Projete o orçamento anual para o hotel;
- Elabore um modelo detalhado que rastreie os seus custos, gastos e despesas mensais;
- Tenha um processo de auditoria de informações como perdas e lucro;
- Defina metas financeiras;
- Faça o uso de um sistema de gestão eficiente.
Relatórios gerenciais hoteleiros: o que são?
Explicando de uma forma relativamente simples, os relatórios gerenciais são documentos elaborados com base em alguns levantamentos de informações sobre uma empresa. No caso de hotéis, existem alguns fatores a mais que podem ser levados em conta do que em outros tipos de negócios.
É normal que cada empresa esteja habituada com diferentes tipos de análises internas, que consideram suas particularidades.
No caso de relatórios gerenciais hoteleiros, por exemplo, pode ser levada em conta a ocupação dos cômodos, que impacta diretamente na geração de receita para um empreendimento desse tipo.
Ao elaborar um relatório gerencial hoteleiro, é importante ter em mente qual setor do seu negócio você está analisando. Isso deve pautar sua metodologia de ação, bem como algumas ferramentas utilizadas.
Lembre-se que, ao elaborar esse documento, também é preciso adequar a linguagem ao destinatário, bem como seu formato. Parte essencial da gestão de um negócio é fazer com que a comunicação seja eficiente, e que os pontos certos sejam informados aos demais membros da sua equipe!
Para ler mais sobre o assunto de hotelaria, confira: Planejamento tributário para hotéis e pousadas: entenda a importância.
Qual é a importância dos relatórios gerenciais para a sua gestão financeira para hotéis?
Se a importância dos relatórios gerenciais hoteleiros não fosse notável, certamente não teríamos produzido um conteúdo como este para falar sobre esse assunto! Acontece que, entre todos os departamentos de um hotel, a área de gestão financeira é certamente a que mais lida com o impacto dessa prática.
Isso porque, no que diz respeito à tomada de decisão, as finanças devem sempre ser a base para qualquer escolha feita. Sem uma compreensão nítida sobre a situação financeira do seu negócio, não há como tomar decisões acertadas com uma frequência consistente.
Seja para expandir suas atividades, contratar um funcionário, abrir uma nova unidade ou fundir sua empresa com outra, qualquer medida deve ser planejada com cuidado.
Nesse planejamento, os relatórios gerenciais são fundamentais para avaliar cada passo! Adotar qualquer medida sem levar isso tudo em conta pode tornar sua gestão financeira um caos!
No entanto, não é apenas para as finanças que esses documentos têm uma importância enorme. Esse impacto também pode ser sentido em outros âmbitos, e tudo depende do tipo de relatório gerencial que você utiliza no seu hotel.
Conheça a seguir quais são as variações desse informativo!
Conheça os tipos de relatórios gerenciais hoteleiros
Para saber como aplicar de maneira ideal os relatórios gerenciais hoteleiros, é preciso conhecer suas variantes, e quais são os benefícios de cada tipo.
Como dissemos, modelos diferentes de relatório têm funções distintas, e é preciso adequar sua metodologia a cada contexto da gestão de um negócio.
Nesse caso, vamos começar pela parte mais importante, que é justamente quem afeta a gestão financeira do seu hotel!
Relatório financeiro: o mais importante para a gestão financeira do seu hotel!
Não apenas para hotéis, pousadas e outros empreendimentos de hospedagem, mas os relatórios financeiros são fundamentais para que qualquer empresa se sustente.
Gerir um negócio sem analisar esse tipo de documento é como dirigir na estrada, à noite, com os faróis apagados. Você pode ter sorte de não se acidentar por algum tempo, mas é certo que esse resultado não é sustentável a longo prazo!
Enfim, os relatórios gerenciais de finanças devem apresentar informações básicas sobre os rendimentos do seu hotel, contabilizando o faturamento obtido em um determinado período de tempo, geralmente um mês.
Além da receita, também devem ser registradas as despesas do mesmo período, separadas por tipo (fixas e variáveis, diretas e indiretas, etc) e categorias (contas mensais, salários, bonificações, cozinha, lavanderia, e assim por diante).
Essa distinção é crucial para que seja feito um controle de custos assertivo, e também para o cálculo de precificação!
Os donos de hotéis estão certamente cientes da importância de trabalhar com preços melhores que a concorrência, não é mesmo?
Portanto, para que você calcule seus preços com precisão, consiga atrair o máximo de hóspedes possível, e com uma lucratividade mais vantajosa, lembre-se de gerar os relatórios gerenciais com eficiência!
Relatório contábil
Os relatórios contábeis hoteleiros são emitidos pelo setor contábil do empreendimento, seja ele terceirizado ou interno. Assim como a parte financeira, a contabilidade é crucial para a resolução de uma série de burocracias na gestão de hotéis, desde o pagamento de impostos até a regularização da sua atividade.
Os relatórios gerenciais de contabilidade não apontam apenas a saúde das suas finanças, mas comprovam se o recolhimento dos tributos está sendo feito corretamente. Além disso, também devem conter os registros do cumprimento das obrigações acessórias.
Entre os exemplos de relatórios gerenciais contábeis que podemos citar para a gestão de um hotel, estão o Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial. Esses documentos são cruciais para quem está buscando aportes ou abertura de novos sócios para um negócio, inclusive no ramo da hotelaria.
Aproveite também para ler: Contabilidade de custos para hotéis: por que aplicar no seu negócio.
Relatório de vendas
Se o lucro é a parte mais importante da gestão de qualquer empresa, em qualquer setor, então as vendas devem ser um dos principais focos de ação. Isso porque, naturalmente, elas são exatamente a fonte de receita de hotéis, pousadas e outros tipos de hospedagem.
Como a hotelaria se trata de um ramo da prestação de serviços, o setor de vendas não funciona da mesma forma que em um comércio varejista, por exemplo. É preciso estar atento ao tráfego no seu site, redes sociais e anúncios. Tudo isso, por fim, precisa constar no relatório gerencial de vendas.
Sem conseguir atrair hóspedes, um negócio do setor hoteleiro não consegue se sustentar. E para identificar os períodos ruins e implementar ajustes e mudanças nas suas estratégias de venda, um gestor deve sempre monitorar os relatórios.
Cuidar de um negócio, especialmente em um segmento concorrido como a hotelaria, não consiste apenas em pagar contas, quitar impostos e dar ordens aos funcionários. É preciso bolar estratégias de marketing, negociar preços com alguns clientes e com sites de seleção de hospedagem!
Registro de ocupação
Por falar em formas de avaliar o desempenho de uma empresa, os hotéis e pousadas têm para si uma métrica interessantíssima para analisar, que é o preenchimento da capacidade.
Como forma de monitorar isso em um determinado período de tempo, são produzidos os relatórios gerenciais de ocupação, que são uma quantificação de quantos quartos foram ocupados, quais foram mais buscados, e qual o valor pago em cada unidade.
Isso facilita o planejamento da alocação de recursos, compra de itens para cozinha e limpeza, e até a organização de cada temporada. Como os hotéis são, por natureza, negócios muito afetados pela sazonalidade e pelas crises econômicas, planejar e prevenir são estratégias essenciais.
Ou seja, a análise de relatórios gerenciais hoteleiros pode ser o diferencial entre uma empresa que vai à falência, e uma que sobrevive a adversidades por meio de uma tomada de decisão assertiva.
Relatório de RH
Além de todas as questões que mencionamos até aqui, que são cruciais para o crescimento e o sustento de uma empresa, não podemos nos esquecer dos Recursos Humanos. Em qualquer organização, o setor de RH deve receber uma atenção especial dos gestores.
Para avaliar sempre esse importante departamento dentro de hotéis, portanto, deve-se analisar os relatórios gerenciais de RH. Eles apontam a frequência dos seus colaboradores, os atrasos, horas extras, controle de ponto e mais uma série de informações desse tipo.
Dependendo do porte do seu negócio, sua equipe de funcionários pode ser bem ampla. Para acompanhar de uma forma mais simples e eficiente o trabalho de cada um deles, checar esses documentos é a melhor solução!
Até aqui, muito falamos sobre o que são e quais são os tipos de relatórios gerenciais, mas pouco explicamos sobre o seu impacto na tomada de decisões em hotéis. Entenda, então, como eles podem ajudar!
Como os relatórios gerenciais podem te ajudar na tomada de decisão?
No mundo dos negócios, não apenas na hotelaria, muitas escolhas são feitas com base na intuição e na experiência profissional prévia. Isso até pode acarretar em resultados positivos em algumas circunstâncias, mas é difícil sustentar o sucesso a longo prazo ao agir dessa maneira.
É de extrema importância que a tomada de decisão dentro de uma empresa seja feita com base em dados, em análises concretas e em avaliações feitas por pessoas especializadas na gestão empresarial e em cada setor envolvido. Sabendo disso, são justamente os relatórios gerenciais hoteleiros as principais fontes de informação que você deve buscar!
Para conseguir entender a situação financeira, fiscal, estrutural e operacional do seu hotel, é preciso trabalhar com fontes diferentes de dados, por isso é útil adotar relatórios gerenciais de diferentes tipos. Assim, sua tomada de decisão se torna mais eficiente em diferentes âmbitos do seu negócio.
Um relatório de RH, por exemplo, pode te ajudar a avaliar os candidatos para o preenchimento de uma vaga, analisando o desempenho de colaboradores com habilidades similares às de cada candidato.
No departamento de vendas, você pode analisar o relatório gerencial desse segmento como base para a escolha de uma plataforma de marketing, de um serviço terceirizado, ou de uma hospedagem de site.
Qualquer decisão importante para o futuro do seu hotel deve ser embasada em números concretos, e disso você já sabe. Mas é difícil acompanhar de perto tantos detalhes, tantas informações e ainda cuidar de toda a parte operacional do seu negócio, não é mesmo?
Justamente para simplificar a sua análise é que vale a pena contar com apoio de uma empresa especializada na gestão financeira e contábil de hotéis. Entenda a seguir o porquê!
Confira os benefícios de contar com o apoio de uma solução especializada na gestão financeira de hotéis!
Como você pôde perceber no decorrer deste texto, gerir um hotel não é uma tarefa fácil, todavia, felizmente o que não faltam são opções para te ajudar nesse sentido. Enquanto os relatórios financeiros cumprem um papel importante para cuidar dos recursos do seu negócio, não é apenas nisso que sua função deve se basear.
Acontece que, com tantos dados para monitorar, acaba ficando complicado conseguir dar atenção a cada detalhe. Além disso, nem toda empresa tem condição de contratar profissionais o suficiente para fazer cada análise de maneira correta, a fim de elaborar os relatórios gerenciais desejados.
No entanto, a melhor forma de monitorar essas informações e cuidar da gestão financeira para hotéis é por meio da contratação de uma solução especializada, que é oferecida por contabilidades qualificadas o suficiente para auxiliar no controle das finanças e das obrigações fiscais de hotéis e pousadas.
E esse é o caso da MF Consultoria Contábil! Temos ampla experiência trabalhando com empresas de hotelaria e hospedagem, e nos orgulhamos de prestar serviços de qualidade para todos os nossos clientes.
Trabalhamos com os sistemas mais modernos para executar processos contábeis para o seu negócio, tudo isso buscando resultados positivos, um crescimento estruturado e a maximização do seu lucro.
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Veja também: Contabilidade para hotéis e pousadas: conheça as soluções da MF Contabilidade para o setor.